Classement automatique des documents issus de vos systèmes de gestion, parapheur électronique : regroupement par types de documents, …
Les documents administratifs et l’information qu’ils contiennent constituent l’épine dorsale des entreprises et administrations marocaines. Leur organisation, conservation et valorisation sont, par conséquent, l’un des piliers de la modernisation, de la promotion de la gouvernance, de la transparence et la reddition des comptes, ainsi que de la préservation des droits fondamentaux de tout un écosystème (Collaborateurs, clients, fournisseurs, citoyens…). De même, la bonne gestion de ces documents constitue un mécanisme pour préserver la mémoire nationale et consolider la recherche scientifique.
C’est pourquoi le législateur marocain, conformément à l’article 5 de la loi 69.99 relative aux archives (30 novembre 2007), impose aux services de l’État, aux entreprises et établissements publics et aux collectivités territoriales, ainsi qu’aux organismes privés chargés de mission de service public, d’élaborer et de mettre en œuvre des programmes de gestion de leurs archives.
Or, à l’heure de la révolution digitale, l’archivage électronique au Maroc s’impose ! Ou tout simplement la gestion des différents types d’archives est devenue une pratique courante dans la plupart des entreprises et organisations publiques. Une démarche massive de dématérialisation des documents a vu le jour et l’enjeu de la conservation et du stockage des données est donc, devenu essentiel.
Archivage électronique au Maroc : Un Cadre Juridique avant tout !
Depuis leur création jusqu’à leur conservation ou élimination, les archives sont régies par un ensemble de textes législatifs et réglementaires de nature générale ou spécifique que les producteurs d’archives et les archivistes ne doivent ignorer.
Loi n° 69-99 relative aux archives
La loi marocaine n° 69-99 relative aux archives, promulguée par le Dahir 1-07-167 du 30 novembre 20071, est la première loi dans l’histoire du Maroc qui définit le cadre juridique de la gestion des archives courantes et intermédiaires.
Ce cadre juridique englobe non seulement un certain nombre de définitions concernant les archives, les archives publiques, les archives courantes, les archives intermédiaires, les archives définitives ainsi que les archives privées, mais également un ensemble de dispositions, notamment :
Archivage électronique au Maroc : 5 Objectifs à retenir
Pour garantir la valeur probante des documents qu’il conserve, les fonctionnalités d’un SAE doivent répondre à 5 principaux objectifs :
| Effectuer une vérification régulière de l’état des données : migration, restitution et conservation |
| Garantir l’authenticité des documents et recenser les modifications dans le journal des evenements |
| Fournir un historique du cycle de vie du document tout en assurant la la confidentialité des archives |
| Etablir un plan de classement afin de faciliter la recherche d’un document ou d’une information spécifique |
Archivage électronique au Maroc : Une démarche simple à déployer !
Généralement, la mise en place d’un SAE est le fruit d’un projet de dématérialisation plus global, répondant à des enjeux économiques. En complément d’une GED, Gestion électronique des documents, un SAE représente un puissant levier d’efficacité, qui permet aux entreprises d’embrasser pleinement la transformation digitale.
LA GESTION DES ARCHIVES COURANTES ET INTERMEDIAIRES
Archivage électronique au Maroc : 
SAE assure votre projet !
Véritable projet d’organisation et donc de conduite du changement au sein de votre entreprise, la mise en place d’une solution d’archivage électronique constitue un des enjeux majeurs pour une utilisation efficace.
Grâce à la solution Visiativ SAE, les collaborateurs ont plus facilement accès à un important volume d’informations bien référencées. Si cette richesse informationnelle permet de gagner en efficacité, elle accroît également les risques de divulgation et de corruption de vos données, ce qui est particulièrement problématique en cas de documents engageants pour l’entreprise.
Fonctionnalités Clés
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