L’ère de la dématérialisation des courriers, c’est maintenant !

Aujourd’hui, vous recevez certainement une grande quantité de courriers au format papier. Recommandés, lettres simples, factures, bons de commande, candidatures, etc. autant de courriers à gérer manuellement. Très souvent, le courrier réceptionné à l’accueil, est trié par le service courrier ou nominativement pour ensuite être affecté dans chaque bureau ou déposé dans une bannette réservée à cet effet, voire au mieux, des bannettes nominatives par destinataire. Ce mode de distribution devient désormais répétitif et occasionne des erreurs de distribution ainsi que des pertes.

En automatisant votre processus de dématérialisation des courriers, vous gagnez en réactivité et assurez la traçabilité des courriers ainsi que leur cycle de validation.

Avec l’augmentation toujours plus importante de la quantité de courriers que l’on reçoit, les problématiques autour de sa gestion devient de plus en plus importante pour les entreprises aujourd’hui. En effet, mal gérer ses courriers peut avoir des conséquences sur les activités quotidiennes. Certainement, vous en avez assez d’attendre que les courriers arrivent sur votre bureau ? Au lieu de cela, vous pouvez acquérir les informations immédiatement dès leur réception au niveau de la « porte d’entrée », c’est-à-dire votre service courrier (bureau d’ordre) !

Mettre en place une solution de dématérialisation des courriers va ainsi permettre d’éliminer tout ce volume de courriers qui remplit votre boîte aux lettres. Le but est non seulement d’économiser de l’espace, mais aussi de maîtriser les délais de traitement de toutes vos demandes urgentes.

L’idée d’aller vers un zéro papier est plutôt une bonne chose en matière d’écologie mais aussi en matière d’économie pour votre entreprise. Tout type de courrier écrit, qui entre ou sort de votre entreprise pourra être stocké à un seul endroit et y être consulté et partagé par tous vos collaborateurs en toute sécurité.

Le fait d’opter pour la dématérialisation des courriers est estimé la solution idéale de travail collaboratif. Via une plateforme simple d’utilisation et conviviale, vous n’allez plus chercher partout tel courrier, de « x » ou « y » prestataire, tel modèle de réponse auprès de tel collègue. Tout y sera classé, disponible, mis à jour et sauvegardé.  L’option de recherche multicritère vous permettra de trouver vos courriers plus facilement. Un grand gain de temps ! Vos ressources seront ainsi optimisées et gagneront en réactivité.