Pourquoi un système de GED est indispensable aux entreprises

Un système de GED permet aux entreprises de classer et suivre tous leurs documents dans un emplacement centralisé à l’aide de leur intranet ou toute autre plateforme de gestion numérique du capital documentaire, présentant de nombreux avantages qui optimisent la productivité et qui garantissent des économies de temps pour l’entreprise. Voici les raisons principales pour lesquelles votre entreprise a besoin donc de mettre en place un système de GED :

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  • Un système de GED augmente la collaboration et la communication

    La mise en place d’un système de GED favorise une collaboration plus rapide et simple entre les collaborateurs, surtout s’ils se situent dans des zones géographiques différentes. La possibilité d’accéder rapidement aux documents et de les partager via un espace de travail en ligne, tel que via un intranet, permet aux collaborateurs de travailler ensemble sur le même projet de façon fluide. Grâce à d’autres fonctionnalités de collaboration incluses dans votre solution, vos documents peuvent être sauvegardés et partagés entre les collaborateurs dans l’ensemble de l’entreprise.

  • Un système de GED garantit un contrôle fiable de la version des documents

    Pour les entreprises, maintenir les documents à jour peut souvent être une tâche ardue, un problème souvent rencontré avant de passer à un système de GED. Avec une telle solution, il est plus facile de garder une trace des documents et de les tenir à jour. Ses utilisateurs peuvent donc télécharger un document, gérer les mises à jour et les versions en ligne via la solution, puis archiver le fichier, pour une meilleure organisation de votre capital documentaire.

  • Un système de GED facilite l’accessibilité aux documents

    Avec de plus en plus de collaborateurs en télétravail ou qui se déplacent dans le cadre de leurs missions, il est essentiel que ceux-ci aient accès, à tout moment, à des documents spécifiques. Avoir ces fichiers en ligne, accessibles de n’importe où, est plus efficace et permet d’économiser beaucoup de temps. Avec un système de GED, votre capital documentaire devient disponible à partir de tout appareil mobile, ce qui simplifie encore davantage d’accessibilité aux documents, en particulier lorsque vos collaborateurs sont en déplacement.

  • Un système de GED augmente la productivité

    Le téléchargement, l’édition, le suivi et le partage de documents prennent désormais moins de temps grâce à un système de GED, permettant aux collaborateurs d’être plus productifs et plus efficaces. Le temps passé à chercher des documents dans plusieurs classeurs physiques peut maintenant être utilisé pour être consacré à des taches vitales en entreprise. Une solution de GED permet donc à l’entreprise de stocker tous ses documents et données de façon plus organisée et optimisée.