La gestion des factures fournisseurs concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, leur taille ou leur organisation. A partir d’un certain seuil, la gestion et le traitement de ces factures peut se révéler problématique. La dématérialisation des factures présente dans ce cas de nombreux avantages.
Le processus démarre par le scan du document. Bien entendu, vous conserverez le document physique qui, dans de nombreuses législations fait encore fois. Cela dit, vous n’aurez à le manipuler que dans les cas qui exigent cet original. | Une fois scanné le document, l’indexation est une étape indispensable pour assurer le bon classement et faciliter la recherche. En fonction du volume de factures à dématérialiser, l’entreprise pourra opter pour la mise en place d’un OCR (Moovapps Capture) et une indexation automatique. | La facture désormais dématérialisée, elle va emprunter le circuit de validation défini par l’entreprise (validation, information, dispatch, etc.). Si l’organisation est équipée d’un ERP, l’interconnexion avec Moovapps permettra la synchronisation des données. | Le traitement de la facture effectué, cette dernière est classée automatiquement dans le bon dossier. Ainsi les services financiers disposent de liasses documentaires complètes et organisées (liées à l’ERP, le cas échéant). | La dématérialisation des factures permet non seulement de fluidifier le traitement de ces dernières, mais aussi d’assurer la traçabilité et la conservation dans un environnement sécurisé. | Rechercher une facture devient alors très simple : recherche dans l’arborescence, par catégorie, dates, mots-clés … |
de moins sur le coût de traitement des factures
moins de documents perdus
moins de doublons
d’augmentation de la productivité
SOURCE : ABERDEEN GROUP (2017)
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