Plateforme Intranet
Une digital workplace adaptée à vos besoins
Visiativ Bureau d'Ordre Digital : la dématérialisation des courriers entrants
Votre bureau d’ordre dématérialisé
Une gestion simple et efficace de tous les documents entrants
Factures fournisseurs, réclamations, contrats … fluidifiez votre processus de gestion des courriers entrants
Centralisez tous les documents entrants
Tous les documents arrivant au bureau d’ordre qu’ils soient physiques ou numériques sont centralisés dans la plateforme. Classés en fonction d’une arborescence adaptée à votre organisation, il est très simple de les consulter quelle que soit la date d’arrivée du courrier.
Les informations sont disponibles pour tous à tout instant et vous évitez les pertes de documents.
Optimisez vos processus liés au bureau d'ordre
Le Bureau d’Ordre Digital permet, d’une part, de formaliser le process de traitement des courriers entrants. Automatisez le traitement des documents en fonction de leur nature et définissez des circuits de traitement personnalisés.
Les indicateurs en temps réels vous permettent d’identifier les éventuels points de blocage afin de mettre en place les actions nécessaire à leur fluidification.
Disponible en tout temps depuis n’importe quel terminal, le bureau d’ordre digital permet aux équipes de collaborer simplement et gagner en réactivité dans le traitement des courriers entrants.
Sécurisez votre patrimoine documentaire
L’archivage automatique des documents transitant par le bureau d’ordre digital permet d’en conserver un historique complet. Vous identifiez rapidement l’état du document, les étapes passées, en cours ou à venir. Paramétrez les droits d’accès aux documents en fonction du profil des utilisateurs et/ou de la nature des documents.
Bureau d'Ordre Digital - Principales fonctionnalités
Notre expérience auprès des organismes publics et privés en Afrique nous a permis de packager une solution adaptée à la gestion du bureau d’ordre. Visiativ Bureau d’Ordre Digital comprend en standard toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des courriers entrants.
Numérisation
Extraction des informations des documents arrivant au bureau d’ordre
Classement & Archivage
Classement automatique en fonction d’une arborescence personnalisée
Circuits de traitement
Personnalisation des circuits de validation en fonction du type de document
Parapheur électronique
Validation et signature des documents en quelques clics
Notifications
Personnalisation des notifications, rappels et relances automatiques
Réponses types
Modèles de réponses types personnalisables facilement
Tableaux de bord
Tableaux et indicateurs de votre bureau d’ordre digital
Interfaçage
Connexion avec les applications de votre Système d’Information