Pour gérer son courrier, l’organisation s’appuie sur un processus dans lequel on peut clairement identifier :
La mise en place du Processus
Il est primordial d’identifier une personne chargée du projet et mettre en place un comité de pilotage du projet afin de faire un diagnostic qui s’établit par le biais d’ateliers visant à identifier l’ensemble des personnes sur leurs pratiques en matière de gestion de courrier tout en définissant le responsable de la récupération des courriers, la personne chargée de la distribution et de la mise à disposition du courrier dans la direction ou les services, la fréquence la distribution, la traçabilité du courrier traité et réceptionné et le processus de traitement des courriers sortants ou/et interne.
Ce Processus permet d’identifier un bilan qui accompagne la présentation des grandes lignes du projet de gestion de courrier. Il permet de définir les collaborateurs chargés du processus de gestion de courrier.
Un processus de gestion de courrier identifie plusieurs types de courriers: entrant, sortant et interne. Et l’on construit les processus à installer.
La réorganisation du service courrier
Après avoir lancé le projet tout en procédant à la formation du service courrier aux nouvelles pratiques : dématérialisation, numérisation, préqualification, traitement et envoi des procédures. On passe à l’étape du classement des courriers électroniques dans les services concernés.
La mise en place des processus de traitement des courriers s’appuie sur plusieurs spécifications techniques, qui sont fonction de l’infrastructure de l’organisation, et sur les précisions fonctionnelles.
La réalisation d’un plan de déploiement
Un processus de gestion de courrier doit impérativement suivre un plan de déploiement dans les différentes directions et services. Ce dernier peut-être pratiqué via des jeux de test permettant de suivre un programme de surveillance et un accompagnement au changement pour tenir compte des plans et lignes d’amélioration du service à mesure qu’ils sont déployés.