Dans toute organisation, le traitement du courrier occupe une grande part du temps réservé aux tâches administratives.
Le volume du courrier à gérer varie en fonction de la taille de l’organisation ainsi que le nombre de partenaires avec lesquels elle est en relation (fournisseurs, clients, banquiers, collectivités, etc.).
Pour gérer son courrier, l’organisation s’appuie sur un processus dans lequel on peut clairement identifier :
Il est primordial d’identifier une personne chargée du projet et mettre en place un comité de pilotage du projet afin de faire un diagnostic qui s’établit par le biais d’ateliers visant à identifier l’ensemble des personnes sur leurs pratiques en matière de gestion de courrier tout en définissant le responsable de la récupération des courriers, la personne chargée de la distribution et de la mise à disposition du courrier dans la direction ou les services, la fréquence la distribution, la traçabilité du courrier traité et réceptionné et le processus de traitement des courriers sortants ou/et interne.
Ce Processus permet d’identifier un bilan qui accompagne la présentation des grandes lignes du projet de gestion de courrier. Il permet de définir les collaborateurs chargés du processus de gestion de courrier.
Un processus de gestion de courrier identifie plusieurs types de courriers: entrant, sortant et interne. Et l’on construit les processus à installer.
Après avoir lancé le projet tout en procédant à la formation du service courrier aux nouvelles pratiques : dématérialisation, numérisation, préqualification, traitement et envoi des procédures. On passe à l’étape du classement des courriers électroniques dans les services concernés.
La mise en place des processus de traitement des courriers s’appuie sur plusieurs spécifications techniques, qui sont fonction de l’infrastructure de l’organisation, et sur les précisions fonctionnelles.
Un processus de gestion de courrier doit impérativement suivre un plan de déploiement dans les différentes directions et services. Ce dernier peut-être pratiqué via des jeux de test permettant de suivre un programme de surveillance et un accompagnement au changement pour tenir compte des plans et lignes d’amélioration du service à mesure qu’ils sont déployés.
L’entreprise peut décider de ne traiter que le courrier entrant mais si elle choisit de s’occuper également du courrier sortant, il lui sera nécessaire de planifier les composants complémentaires suivants :
L’entreprise peut préparer également un ensemble de modèles type de courrier répondant aux couleurs et chartes de l’entreprise ‘courrier d’invitation, courrier de remerciement, etc.’
Une base de contact adjoignant les destinataires du courrier sortant et leurs adresses doit être renseignée lors de la qualification au service courrier et exploitée lors de l’envoi du courrier sortant. Il est important que cette base soit qualifiée d’une façon régulière.
Le circuit de validation du courrier sortant concerne la prise en charge en deux temps la validation de ce dernier :
Circuit de visa : ce circuit concerne les collaborateurs qui produisent le courrier sortant, il valide le courrier sortant via un visa ; il est possible d’avoir plusieurs visas (ou aucun).
Circuit de signature : ce circuit concerne les collaborateurs qui disposent des droits de signature sur le courrier sortant, avoir au moins un signataire est obligatoire, par contre il est possible d’avoir plusieurs signataires.
Les solutions de gestion de courrier permettent d’optimiser la gestion de l’ensemble des courriers entrants et sortants d’une entreprise.
Réception du courrier, enregistrement et dématérialisation de la correspondance, transmission au(x) destinataire(s), traitement du courrier et réponse, classement …! Les solutions de gestion de courrier permettent également de garantir simplement et en toute sérénité le processus de gestion de courrier.
En effet, ils existent plusieurs solutions de gestion de courrier qui s’interfacent avec Barid eSign ‘ la solution de signature électronique certifiée et agrée par l’Etat marocain pour tous vos échanges électroniques ’.
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