Archives du Maroc – l’expert national de l’archivage
Nous poursuivons notre rétrospective de Visiativ en Afrique, avec, dans la série projets clients, un zoom sur l’accompagnement d’une institution publique qui a pour mission de sauvegarder et promouvoir le patrimoine archivistique du Royaume : Archives du Maroc.
Archives du Maroc : trait d’union entre le passé, le présent et l’avenir
Établissement public stratégique depuis 2012, Archives du Maroc est aujourd’hui un centre d’expertise dans la gestion d’archives qui a pour mission de sauvegarder, conserver et mettre en valeur un riche patrimoine archivistique.
Cette mission se décline en plusieurs activités dont la promotion et la coordination du programme de gestion des archives des services de l’Etat et de tout autre organisme public ou privé en charge d’un service public; l’établissement de la normalisation en matière de pratiques archivistiques ou encore la promotion du domaine des archives par la recherche scientifique, la formation professionnelle et la coopération internationale.
Des fonds variés qui s’enrichissent régulièrement sont mis à disposition de ceux qui souhaitent les consulter.
Nos équipes ont eu l’opportunité d’accompagner cette institution sur des sujets d’optimisation de processus internes.
Outre la mise en place d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED), c’est tout le processus de gestion des courriers qui a été dématérialisé. De l’enregistrement des courriers entrants, en passant par leur numérisation jusqu’à leur traitement, c’est toute la chaîne qui est désormais digitalisée.
À travers Visiativ, c’est l’outil de Gestion Électronique des Courriers qui s’est adapté aux procédures et pratiques de l’établissement et non l’inverse. Respect des cycles de validation, assignation d’instructions, suivi de traitement … autant de fonctionnalités permettant une gestion des courriers optimisée.
À l’image de la dématérialisation de la gestion des courriers, un certain nombre de process internes ont également été dématérialisés. Ainsi, les collaborateurs accèdent simplement à la plateforme intranet collaborative pour effectuer, par exemple, leur demande de congés ou une demande d’assistance informatique.
Cette plateforme est le fruit d’une belle collaboration avec les équipes d’Archives du Maroc.
Nous avons choisi Visiativ pour son ergonomie et sa flexibilité, facile à utiliser, cette plateforme nous a permis d’informatiser nos processus RH et bureau d’ordre, ce qui nous a permis une économie énorme des paperasses papier et du temps passé sur ces processus ainsi qu’une sécurisation des données et une facilité d’accès à l’information.
