Les documents papiers constituent un support qui peut s’avérer coûteux et pénible pour une organisation. Ceux-ci doivent être archivés, classés et souvent manipulés, ce qui peut induire un mauvais classement ou une perte de documents. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de penser à une solution qui permet de gagner en efficacité et en sécurité : la gestion electronique des documents dans les organisations.
Pour mettre en place un système de la gestion electronique des documents dans les organisations, il convient d’analyser l’ensemble des archives puis de les dématérialiser. Ces documents sont identifiés par differents indexes de façon manuelle, automatique ou semi-automatique. Après la création d’un document électronique, le document papier d’origine peut être conservé en fonction des exigences légales et ne sera utilisé qu’en cas de nécessité.
Grâce à la mise en place de ce système de la gestion electronique des documents dans les organisations, un collaborateur peut désormais transmettre le document immédiatement à quiconque en quelques clics.
La gestion electronique des documents dans les organisations est utilisée pour mieux organiser le patrimoine documentaire de l’entreprise. En fonction du volume de documents à traiter, l’entreprise pourra choisir d’automatiser leur indexation et la reconnaissance de leurs caractères, ou encore de le faire manuellement (par la saisie directe d’indexes).
Les collaborateurs peuvent ensuite rechercher des documents particuliers par mots-clés, catégories, dossiers ou tout autre critère. Ce qui prenait traditionnellement des heures pour vos collaborateurs peut maintenant être accompli en quelques minutes. Autrefois, les documents disparaissaient ou restaient sur les bureaux des collaborateurs pendant des jours ou des semaines, les rendant indisponibles pour l’organisation. La gestion electronique des documents dans les organisations permet donc désormais un accès immédiat par vos collaborateurs. Tout document peut être transféré de façon fluide entre bureaux et même entre territoires, pour une productivité encore plus accrue grâce au potentiel de la mobilité.
Visiativ Customer Document est une solution de gestion électronique des documents destinée à mieux organiser vos dossiers clients, et ainsi optimiser votre relation vis-à-vis ces derniers.
Visiativ Employee Document est une solution de gestion électronique des documents pour les RH, pour une meilleure optimisation de vos fichiers de ressources humaines (RH).
Visiativ Incoming Mail est une solution de gestion du courrier, pour une distribution plus simplifiée des informations et une recherche multicritère personnalisée.
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