Une solution GED Maroc, qu‘est-ce que c’est ?
La GED ‘Gestion Electronique des Documents’ regroupe toutes les fonctionnalités permettant de gérer les flux de documents qui entrent, sortent ou circulent au sein d’une entreprise. Cette dernière s’inscrit dans un processus métier de travail participatif, de capitalisation et d’échanges de documents et d’informations.
Une solution GED Maroc permet également de mécaniser certaines tâches, afin de rendre les accès et l’exploitation des documents plus simple. Les utilisateurs pourront ainsi concentrer leurs efforts sur des tâches à propre valeur ajoutée.
La mise en place d’une solution GED Maroc intervient dans un contexte global de transformation des usages au sein des entreprises. Être bien accompagné dans son choix et son déploiement offre des garanties d’efficacité et pérennité indispensables pour optimiser la gestion de son patrimoine documentaire.
L’implantation d’une solution GED Maroc !
En effet, la mise en place d’une solution GED Maroc passe par plusieurs étapes :
Numériser : La première étape consiste à numériser les documents papier afin de les intégrer à la solution GED tout en centralisant l’existant ainsi que les différentes versions disponibles.
Indexer : Chaque document se voit attribuer diverses informations (titre, auteur, date de création, type de document, mots-clés…) pour permettre une recherche efficace.
Stocker et archiver : Les documents doivent être stockés suivant un ordre de classement adapté à votre organisation pour y accéder rapidement. À cet élément s’ajoute l’archivage.
Diffuser : Les solutions de GED Maroc offrent l’avantage de déterminer des règles de diffusion et consultation de chaque document.
Les 5 atouts d’une solution GED Maroc !
Pourquoi choisir une solution GED Maroc ? Parce que les avantages de la gestion électronique des documents pour les organisations sont multiples :
Accélérer le rendement
45 % des collaborateurs perdent du temps lors de la recherche d’informations ou de documents. Ces derniers consacreraient 30 % de leur temps de travail à cette tâche sans valeur ajoutée, tandis que 83 % des collaborateurs sont amenés à recréer des documents perdus ‘Source IDC’. En effet, une solution GED Maroc facilite le travail au quotidien et rend accessible les fichiers utiles, dans une version à jour tout en centralisant et qualifiant les documents.
Réduire ses coûts
66 % des entreprises ont lancé des initiatives pour réduire leur consommation de papier ‘Source IDC’. C’est dans ce cadre-là qu’une solution GED Maroc crée de nouvelles opportunités en digitalisant les documents papier, par ailleurs, l’entreprise peut non seulement réduire ses volumes de stockage de documents papier mais aussi ses coûts internes (par exemple : coûts liés aux consommables (encre, papier etc.)
Partager et centraliser les informations
Afin d’éviter la multiplication d’impressions des documents, le stockage de ces derniers au même endroit reste une solution efficace permettant de faciliter et fluidifier la communication interne entre les collaborateurs. Les documents sont désormais disponibles et accessibles pour tout le monde.
Assurer la sécurité des documents
D’après une étude de AIIM/M-Files, 46 % des entreprises pensent que le papier représente le plus gros risque de fuite d’informations. Une solution GED Maroc offre par ailleurs une sécurité accrue puisque la modification et consultation des documents numériques sont limitées par des droits d’accès. L’accès aux informations sensibles est ainsi mieux contrôlé.
Collaborer afficacement : mobilité
Grâce à la dématérialisation des documents, les collaborateurs peuvent y accéder depuis un smartphone, leur ordinateur ou une tablette, n’importe où et à n’importe quel moment, de manière simultanée et sécurisée. Une solution GED Maroc est par ailleurs interfacée avec les solutions SI existantes.
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